Bitte nutzen Sie auch unsere umfangreichen Handouts und die FAQs, um sich weiter zu informieren! Bei Rückfragen steht Ihnen die Landeszentralstelle Ihres Bundeslandes gerne zur Verfügung.

Für einen reibungslosen Start des neuen Verfahrens ist es notwendig, dass zum Start des Online-Antragsverfahrens möglichst alle freien und öffentlichen Träger, die in die Bearbeitung der Anträge (Genehmigung) eingebunden sind, in der Datenbank erfasst sind. Welche Träger dies in den einzelnen Bundesländern sind und auf welcher Ebene sie erfasst werden, richtet sich nach den bisherigen Regelungen oder den entsprechenden geänderten Vereinbarungen im jeweiligen Bundesland. Zur Ersterfassung werden verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung gestellt, die in den einzelnen Ländern je nach dortiger Situation zur Anwendung kommen können.

Diese Informationen und Absprachen/Entscheidungen laufen alle über die benannten Ansprechpersonen bzw. Landeszentralstellen[1] der einzelnen Bundesländer, die in der Regel dann die Informationsweitergabe an die Träger in ihrem Bundesland übernehmen bzw. dies mit dem Deutschen Bundesjugendring koordinieren.

 

Landeszentralstellen:

Die Landeszentralstellen werden durch den Deutschen Bundesjugendring in der Datenbank erfasst und bekommen ihre Zugangsdaten vom Deutschen Bundesjugendring. Danach können sie, falls nötig, ihre Stammdaten ergänzen, Einstellungen vornehmen und ihre betroffenen Mitarbeiter/innen registrieren und mit Zugangsdaten ausstatten.

 

Öffentliche Träger unterhalb der Landesebene (z.B. Kreisjugendämter)

Die Jugendämter auf Landkreisebene bzw. der kreisfreien Städte werden seitens der Landeszentralstellen mit den entsprechenden Ansprechpersonen in einer durch den Deutschen Bundesjugendring[3] zur Verfügung gestellten Datei (Tabelle) erfasst, die dann durch den Deutschen Bundesjugendring in die Datenbank eingepflegt wird.

Danach erhalten die entsprechenden Jugendämter einen Link mit ihren Zugangsdaten und können, falls nötig, Einstellungen vornehmen sowie die betroffenen Mitarbeiter/innen registrieren und mit Zugangsdaten ausstatten.

Sollte es kreisangehörige Gemeinden mit eigenem Jugendamt o.ä. geben, die im Rahmen der Juleicabeantragung tätig werden sollen, können diese anschließend durch das Jugendamt des jeweiligen Landkreises bzw. der kreisfreien Stadt ebenfalls registriert werden. Dies kann nach Freischaltung jederzeit geschehen, also auch im laufenden Verfahren.

 

Freie Träger auf der Landesebene (z.B. Landesverbände der Jugendverbände)

Die freien Träger auf Landesebene werden seitens der Landeszentralstellen mit den entsprechenden Ansprechpersonen in einer durch den Deutschen Bundesjugendring[4] zur Verfügung gestellten Datei (Tabelle) erfasst, die dann durch den Deutschen Bundesjugendring in die Datenbank eingepflegt wird.

Danach erhalten die entsprechenden freien Träger einen Link mit ihren Zugangsdaten und können, falls nötig, Einstellungen vornehmen sowie die betroffenen Mitarbeiter/innen registrieren und mit Zugangsdaten ausstatten.

 

Untergliederungen freier Träger unterhalb der Landesebene (z. B. Kreisverbände)

Nach der Ersterfassung können die freien Träger auf Landesebene ihre Untergliederungen erfassen. Wenn sie dies unterlassen, verbleibt die Bearbeitung der Anträge bei der Landesstelle des freien Trägers.

Es wird dringend empfohlen, dass die Jugendverbände ALLE Untergliederungen im System erfassen!

Nach der Erfassung durch den zuständigen öffentlichen Träger erhalten diese freien Träger einen Link mit ihren Zugangsdaten und können, falls nötig, Daten ergänzen, Einstellungen vornehmen sowie die betroffenen Mitarbeiter/innen registrieren und mit Zugangsdaten ausstatten. 

Es ist auch möglich, dass ein Landesverband die Bearbeitungsrechte für alle Untergliederungen behält - dennoch sollten die Untergliederungen im System auftauchen, um die Zuordnung der Juleicas zu den Landkreisen/Städten zu gewährleisten und um den JugendleiterInneN das Finden des richtigen Trägers zu erleichtern.

Freie Träger unterhalb der Landesebene ohne Landesverband (z. B. Initiativen)

Freie Träger auf der Ebene der Landkreise und kreisfreien Städte oder darunter, die keinem landesweiten Zusammenschluss (Verband) angehören, werden von dem zuständigen öffentlichen Träger (i.d.R. Jugendamt) erfasst. Nach der Erfassung durch den zuständigen öffentlichen Träger erhalten diese freien Träger einen Link mit ihren Zugangsdaten und können, falls nötig, Daten ergänzen, Einstellungen vornehmen sowie die betroffenen Mitarbeiter/innen registrieren und mit Zugangsdaten ausstatten.

 

Trägererfassung während des laufenden Verfahrens

 Grundsätzlich hat jeder registrierte Träger jederzeit die Möglichkeit, weitere untergeordnete Träger in das System einzupflegen. Beispielsweise können Landesverbände jederzeit weitere Untergliederungen einpflegen. Dies geschieht über dieselben Zugänge, wie sie für die Genehmigung der Juleicaanträge genutzt werden.

Im Einzelfall kann diese Möglichkeit durch den übergeordneten Träger (im genannten Beispiel die Landeszentralstelle) nicht zugelassen werden.

 

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Leitfaden_1_1_090622.pdf Der bundesweite Leitfaden für freie und öffentliche Träger zur Erfassung der Träger und zum Ablauf des Online-Antragsverfahrens.

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